Ingegnerizzazione dei cataloghi prodotti

TeraNet informatizza ed automatizza la creazione dei cataloghi prodotti.

Luglio 2007

L'azienda

Datacol è una società che opera in Italia, Francia e Spagna nella distribuzione e commercializzazione di utensileria, ricambi, arredamento da officina, prodotti chimici, viteria, minuteria, fissaggio e molti altri prodotti nei settori dell'autotrazione leggera e pesante, oleodinamica, legno e metallo, costruzioni ed impianti.

Un'azienda in rapida espansione, con un fatturato di oltre 55 milioni di euro nel 2006, più di 35.000 prodotti commercializzati, oltre 700 tra dipendenti e collaboratori ed un tasso di crescita annuale invidiabile; per poter sostenere uno sviluppo così rapido sono necessari strumenti e tecnologie che siano di supporto al lavoro di team che sta alla base del successo dell'azienda.

E' evidente la necessità di adottare soluzioni innovative per la semplificazione della gestione e della condivisione di una notevole mole di informazioni tra diversi team di lavoro.

La situazione pregressa

Foto Cataloghi

L'azienda ha un catalogo prodotti composto da più di 55.000 referenze eterogenee, e vengono stampate 7 linee di cataloghi (Generale, Truck, Auto, Nautica, Legno, Metallo, Oleodinamica) per più paesi (Italia, Spagna e Francia).

La redazione e la produzione dei cataloghi sono affidate principalmente a due dipartimenti in azienda: l'ufficio prodotti e l'ufficio grafico.

L'ufficio prodotti è responsabile della raccolta ed aggiornamento delle informazioni sui prodotti e della gestione delle linee di prodotti per i diversi cataloghi. L'ufficio grafico si occupa invece del layout ed impaginazione dei cataloghi cartacei, della realizzazione delle immagini dei prodotti e dei vari elementi grafici, fino alla produzione dei file per la stampa.

I due team di lavoro comunicavano attraverso lo scambio di documenti cartacei ed email non strutturate; la trascrizione dei dati di prodotto avveniva manualmente e questo era inevitabilmente causa di errori nel catalogo finito. La riedizione di un catalogo con l'aggiornamento di tutte le informazioni dei prodotti richiedeva tempistiche molto lunghe e l'impiego di notevoli risorse in termini di persone impegnate, con conseguenti costi elevati e l'impossibilità di fornire alla forza vendita un supporto aggiornato in tempi rapidi.

Ulteriori difficoltà riguardavano la traduzione dei cataloghi nelle diverse lingue, attività che pressupponeva l'intervento manuale di modifica degli impaginati per la sostituzione di tutti i testi con le versioni tradotte, operazione molto onerosa nel caso di lingue aggiuntive o cataloghi ex-novo. Tutte le informazioni sui prodotti, non essendo strutturate in un database, ma disponibili solo in formato InDesign, rendevano di fatto complessa la gestione a qualsiasi livello.

Gli obiettivi raggiunti

D@talogue, la soluzione custom implementata da TeraNet per la gestione del ciclo di vita dei cataloghi prodotto, ha permesso di integrare le attività di team di lavoro eterogenei consentendo loro di interagire e comunicare agevolmente. I gruppi di lavoro che hanno beneficiato di questa nuova struttura software sono stati in prima istanza l'ufficio prodotto, l'ufficio grafico e l'ufficio estero (per la gestione delle traduzioni); il miglioramento del processo di gestione è andato poi inevitabilmente a vantaggio di tutta l'azienda.

I vantaggi che la soluzione di TeraNet ha apportato sono numerosi; il loro impatto positivo è palese sia dal punto di vista organizzativo che operativo:

  • Semplificazione del lavoro di gruppo;
  • ccesso distribuito all'applicazione;
  • Riduzione drastica dell'errore umano sulle informazioni del prodotto;
  • Strutturazione delle informazioni e re-ingegnerizzazione dei cataloghi;
  • Coerenza, integrità ed univocità dei dati;
  • Facilità di gestione multilingua dei contenuti;
  • Produzione automatizzata dei file InDesign pronti da impaginare;
  • Semplicità di intervento da parte del grafico sul documento InDesign (stili, flussi di testo, blocchi prodotto);
  • Aggiornamento automatico dei file InDesign anche dopo l'impaginazione nel caso di modifiche ai dati dei prodotti;
  • Tempi ridottissimi di realizzazione ed aggiornamento dei cataloghi;

Il progetto

Il progetto intrapreso è andato ben oltre la realizzazione di un'applicazione software, articolandosi in tre diverse fasi operative descritte nei seguenti paragrafi.

Importazione e strutturazione dei dati dei prodotti in una base dati relazionale

La prima e più complessa fase di progetto è consistita nella re-ingegnerizzazione dei cataloghi precedentemente esistenti e nella riorganizzazione dei dati non strutturati in essi contenuti: una procedura semi-automatizzata, realizzata ad-hoc, è stata in grado di estrarre i dati (e soprattutto le relazioni sussistenti tra di essi) dai cataloghi realizzati con Adobe InDesign, il software utilizzato per l'impaginazione dei cataloghi cartacei.

Tramite opportune euristiche una procedura ha individuato tutte le "proprietà" dei prodotti presenti nei cataloghi (immagini, descrizioni, articoli, caratteristiche degli articoli, etc.) associando loro delle codifiche in modo da definire un sistema di relazioni tra tutti i dati estratti. Si è cercato inoltre di evidenziare tutte le criticità sulla coerenza dei dati.

Al termine di questa fase, i dati sono stati controllati, anagrafati ed inseriti nel database relazionale appositamente studiato.

Applicazione per l'organizzazione strutturata e centralizzata dei dati di prodotto

Nella seconda fase è stata realizzata l'applicazione di gestione e condivisione dei cataloghi.

Tutte le informazioni sui prodotti e sugli articoli provenienti dalle diverse aree aziendali sono confluite in un unico strumento flessibile e semplice da usare, tramite il quale le modifiche effettuate dall'ufficio prodotti vengono automaticamente recepite dagli uffici grafici senza ulteriori passaggi intermedi ed incoerenze nei dati.

La struttura categorizza le informazioni su 5 livelli:

  1. Catalogo
  2. Categoria merceologica
  3. Famiglia
  4. Prodotto
  5. Articolo

Un articolo può appartenere a più prodotti, i prodotti a più famiglie, le famiglie a più categorie merceologiche, e queste possono appartenere a più cataloghi.

L'applicazione interagisce inoltre con gli uffici dedicati alle traduzioni dei cataloghi, agevolando le operazioni di estrazione dei contenuti da tradurre e di importazione dei testi tradotti.

La soluzione è stata implementata con tecnologie web, e può essere utilizzata tramite un qualsiasi browser.

L'infrastruttura è basata su p://one, l'architettura di TeraNet che permette di realizzare applicazioni potenti, flessibili ed intuitive.

Le principali funzionalità implementate comprendono:

Generazione automatica di cataloghi in formato Adobe InDesign

Infine, la terza fase di progetto è stata la re-ingegnerizzazione dei cataloghi e la loro importazione da parte dell'ufficio grafico nel formato di Adobe InDesign. Tramite semplici procedure, D@talogue è in grado di generare automaticamente i documenti InDesign corrispondenti al catalogo estratto, fornendo all'ufficio grafico una base coerente con i dati inseriti dall'ufficio prodotto. Dopo una fase di revisione ed eventuali make-up grafici i cataloghi sono pronti per la stampa.

Attraverso questa struttura i grafici si possono concentrare esclusivamente sull'impaginazione finale e sull'ottimizzazione della disposizione degli oggetti nelle singole pagine, senza doversi preoccupare della coerenza e della sincronizzazione dei contenuti.

Nel caso in cui uno stesso catalogo debba essere tradotto in una o più lingue, è sufficiente eseguire una procedura di importazione dei testi tradotti, abbattendo drasticamente i tempi per la realizzazione di cataloghi, considerando quasi azzerati i tempi di realizzazione grafica.

Potenziali sviluppi futuri

L'informatizzazione del database dei prodotti ha aperto nuove possibilità per lo sviluppo di una serie di servizi collegati, come: catalogo web, commercio elettronico, procedure di esportazione dati, presentazioni su DVD, report statistici sull'assortimento dei prodotti, e molto altro.