Integrazione di sistemi e gestione documentale

Vimec sceglie TeraNet come partner per l’integrazione di sistemi e la realizzazione di un sistema di gestione documentale

Dicembre 2009

L'azienda

Dal 1980 Vimec progetta e realizza servoscale, montascale ed elevatori dedicati al superamento delle barriere architettoniche, migliorando l'accessibilità agli edifici privati quanto a quelli pubblici, garantendo la mobilità domestica e assicurando l'home comfort e il benessere a chi desidera muoversi all'interno dell'abitazione in modo comodo e agevole.

Vimec è leader nel mercato italiano grazie anche all'ampiezza della sua gamma di prodotti, ed è riconosciuta come realtà internazionale consolidata, con filiali commerciali in Spagna, Francia, Gran Bretagna e Polonia, oltre a essere presente in Australia, Nuova Zelanda, Sud Africa, America Latina e Cina.

Le esigenze

La necessità principale di Vimec era la realizzazione di un sistema con accesso unico che permettesse alla forza lavoro di accedere alle applicazioni aziendali tramite un meccanismo di Single Sign On (SSO): una volta effettuato il login, l’accesso a queste doveva avvenire senza la necessità di inserire nuovamente le credenziali. La mappatura degli utenti deve essere ricavata da Active Directory via LDAP.

Parallelamente a queste necessità Vimec ha richiesto la realizzazione di un sistema documentale con un’interfaccia in multilingua e di un sistema di comunicazione integrata per gli utenti dell’azienda, accessibile, con gli opportuni ruoli, anche da utenti della rete di distribuzione (extranet). Il sistema doveva infine essere amministrabile in autonomia da personale di Vimec.

Il progetto

Il progetto si è articolato nell’arco di quattro mesi. Nella prima fase sono state studiate le applicazioni di terze parti da integrare, sono stati definiti i requisiti di sistema per il modulo documentale e quello di comunicazione ed è stata progettata la soluzione applicativa ad hoc. Nella seconda fase è stata implementata la soluzione e si sono integrati i diversi sistemi previsti.

L’intranet realizzata permette la completa gestione della pubblicazione di documentazione condivisa e presenta un’interfaccia di navigazione predisposta per 6 lingue (italiano, francese, tedesco, inglese, spagnolo e polacco). L’applicazione è stata progettata per l'accesso (lettura, scrittura) in base al ruolo, in modo da gestire le logiche diversificate di fruizione delle informazioni a seconda di regole definibili in tutta autonomia dal committente.

Questo nuovo sistema ha permesso di raccogliere, riorganizzare e catalogare tutta la documentazione dell’azienda in diverse aree:

  • schede prodotto;
  • schede tecniche;
  • post vendita;
  • modulistica;
  • policy e circolari interne;
  • corporate identity.

Alcune delle caratteristiche del sistema documentale realizzato sono:

  • infiniti livelli di gerarchia delle cartelle;
  • gestione dei file in multilingua;
  • potente sistema di ricerca;
  • accesso per ruolo alla cartella;
  • accesso per ruolo al singolo file;
  • tag cloud.

Il sistema inoltre permette l’accesso ad applicativi di terze parti integrati mediante la procedura di Single Sign On:

  • Sistema di archiviazione (Archiflow Web)
  • Sistema di gestione delle note spese (AS400)
  • Sistema di interrogazione dati commerciali (AS400)
  • Gestione ferie/permessi (Info web)
  • Sistema di Business Intelligence (Board Web)
  • Web Mail aziendale (OWA)

Obiettivi raggiunti

L’applicazione realizzata ha soddisfatto tutti i requisiti individuati dal cliente informatizzando il processo di gestione della documentazione presente in azienda con interfacce molto semplici, tant’è vero che a due mesi dal rilascio in produzione erano migliaia i documenti inseriti in autonomia dagli utenti abilitati, con minimi sforzi di training.

Alcuni dei benefici di questa soluzione sono:

  • univocità delle versioni dei documenti disponibili;
  • accesso al sistema 24/7;
  • facilità di gestione e fruizione della documentazione;
  • autonomia nell'amministrazione dei ruoli di accesso;
  • drastica riduzione dei tempi di condivisione delle informazioni;
  • accesso in autonomia ai documenti anche in modalità extranet;
  • sistema integrato di report statistici di accesso alla documentazione.

Altri benefici sono conseguenza dell’integrazione dei diversi sistemi in modalità SSO: un unico punto di accesso sicuro per tutte le applicazioni, nessuna necessità di ricordare o salvare diversi link e credenziali di autenticazione.