Le tre parole Prodotto, Processo e Persone rappresentano concetti chiave nel project management. In sinergia tra loro, questi tre elementi portano al raggiungimento degli obiettivi e al successo del progetto.
Partendo da queste tre parole, in estrema sintesi, potremmo dire che il successo nel project management dipende dalla gestione oculata del prodotto finale da realizzare, del processo e delle risorse umane coinvolte nel progetto.
Una comprensione equilibrata e un'attenzione adeguata a questi tre aspetti contribuiscono a garantire che il progetto raggiunga i suoi obiettivi in modo efficiente e soddisfi le aspettative delle parti interessate.
Di seguito, analizziamo il ruolo determinante svolto all'interno del project management da ognuna delle tre P.
Prodotto
Il prodotto rappresenta l'obiettivo o il risultato finale che il progetto deve produrre. Una definizione chiara del prodotto in fase di partenza del progetto è essenziale, perché fornisce una visione condivisa di ciò che il progetto cerca di raggiungere. Il progetto dovrà includere tutte le specifiche, funzionalità, caratteristiche e qualità che devono essere presenti nel prodotto finale. Una definizione chiara del prodotto aiuterà a evitare qualsiasi ambiguità tra le risorse, a vario titolo, coinvolte nel progetto.
I principali step che il Project Manager deve tenere in considerazione durante la definizione del prodotto sono i seguenti:
- Chiarezza degli obiettivi: definire in modo chiaro e specifico il prodotto che verrà realizzato è cruciale. Questo aiuterà a evitare ambiguità, garantendo a tutti i membri del team una visione condivisa dell'obiettivo finale.
- Orientamento al valore: concentrarsi sul prodotto assicura che il lavoro svolto durante il progetto sia direttamente correlato al valore che il cliente o l'organizzazione desidera ottenere, così da evitare lo spreco di risorse su attività non necessarie.
- Gestione delle specifiche: monitorare e gestire le specifiche del prodotto è essenziale per garantire che il risultato finale soddisfi i requisiti concordati. Le modifiche non corrispondenti alle specifiche potrebbero essere la causa di ritardi e costi aggiuntivi.
Processo
Il processo si riferisce al flusso di lavoro e alle attività che devono essere svolte per portare a termine il progetto con successo. Questo include la pianificazione, l'esecuzione, il monitoraggio e il controllo delle attività del progetto.
Per mantenere il progetto su un percorso di successo, è essenziale la strutturazione di processi chiari. La pianificazione accurata, l'assegnazione dei compiti e la stima dei tempi e dei costi sono elementi chiave, ma ciò che rende i processi veramente efficaci è la loro adattabilità. La motivazione principale è che in un mondo in continuo cambiamento, in cui i requisiti possono cambiare, è fondamentale che i processi rispondano in modo flessibile a nuove sfide o opportunità. Di conseguenza, un processo ben definito e gestito in modo efficace dal Project Manager è alla base del successo del progetto stesso.
Per gestire i processi in modo fluido e senza intoppi i project managers devono tenere in considerazione i seguenti punti:
- Struttura e pianificazione: per guidare il progetto nella giusta direzione, occorre definire processi chiari e una pianificazione accurata. Tra i passaggi fondamentali citiamo la suddivisione del lavoro in fasi, l'assegnazione di compiti e la stima dei tempi e dei costi.
- Monitoraggio e controllo: è necessario monitorare costantemente il progresso del progetto, valutando le prestazioni rispetto ai piani e identificando tempestivamente le eventuali deviazioni, così da apportare correzioni quando necessario.
- Risposta al Cambiamento: è importante che i processi siano sufficientemente flessibili da consentire al team di adattarsi rapidamente ai cambiamenti senza compromettere il risultato finale.
Persone
Le persone sono il cuore pulsante di qualsiasi progetto e sono rappresentate dal team di progetto e dalle risorse coinvolte nell'intero processo. Per garantire il successo del progetto è di vitale importanza selezionare risorse all'interno del team di progetto con competenze complementari, e promuovere una comunicazione quanto più aperta e motivazionale possibile. È altrettanto necessario rendere partecipi del processo anche gli stakeholder, inclusi i clienti e gli utenti finali. Questi aspetti, uniti a una leadership efficace, sono essenziali per mantenere il focus sugli obiettivi di progetto.
Integrazione delle 3P: Prodotto, Processo, Persone
Ciò che rende un progetto veramente riuscito è la sinergia tra i concetti sulle 3P esposti. La definizione chiara del prodotto influenza la pianificazione dei processi e la motivazione del team. Una pianificazione dei processi efficace supporta la realizzazione del prodotto e il coinvolgimento delle persone. Le persone, quando gestite adeguatamente, possono influenzare positivamente sia il prodotto che il processo. L'equilibrio tra queste componenti è la chiave per il successo.
Le 3P servono, quindi, a fornire un quadro concettuale per aiutare i project manager e i team di progetto a comprendere e gestire, in modo completo, i componenti essenziali di un progetto e ad assicurare al progetto un inizio promettente.
Assicurandosi che il prodotto, i processi e le persone siano adeguatamente gestiti e monitorati, è possibile aumentare di molto le probabilità di successo di ogni progetto, migliorando di conseguenza l'efficienza del sistema azienda.
Di seguito riassumiamo i punti che i project managers devono tenere a mente per gestire in modo ottimale il team di progetto:
- Team Collaborativo: la formazione di un team coeso e collaborativo è fondamentale. Le competenze individuali, la comunicazione efficace e la motivazione del team sono fattori determinanti per il successo.
- Coinvolgimento degli Stakeholder: coinvolgere gli stakeholder, compresi i clienti e gli utenti finali, nella pianificazione e nell'esecuzione del progetto aiuta a garantire che il risultato finale soddisfi le aspettative.
- Leadership Efficace: una leadership competente è essenziale per guidare il team, prendere decisioni, risolvere conflitti e mantenere l'orientamento al raggiungimento degli obiettivi del progetto.
In conclusione
L'equilibrio tra questi tre aspetti legati alle 3P è cruciale. Un'eccessiva enfasi su un aspetto a scapito di un altro può portare a problemi o rallentamenti. Ad esempio, un'eccessiva concentrazione sul prodotto potrebbe far perdere di vista i processi o il benessere del team, mentre un'eccessiva enfasi sui processi potrebbe rallentare il progresso, se non bilanciata con l'efficienza.
In conclusione, una comprensione equilibrata e un'attenzione adeguata a questi tre aspetti contribuiscono a garantire che il progetto raggiunga i suoi obiettivi in modo efficiente e soddisfi le aspettative a cui il progetto mira.
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