Stai ancora usando excel per gestire le richieste di assistenza?
Magari funziona… fino a quando il volume dei ticket cresce, i colleghi iniziano a sovrascriversi le celle, devi capire tempi stretti, scadenze e tempistiche e troppi clienti stanno diventando impazienti.
Excel è uno strumento potente, ma non nasce per gestire flussi di lavoro dinamici e collaborativi come quelli di un Help Desk. Se la gestione dei ticket inizia a farti perdere tempo — e clienti — ascolta questo segnale: è il momento di cambiare approccio!
In questo articolo ti mostriamo quando un excel non basta più e come un software di Help Desk può migliorare davvero la qualità del tuo servizio.
I limiti di excel nella gestione dei ticket
Excel può sembrare una soluzione rapida e flessibile, ma alla lunga mostra tutti i suoi limiti quando viene usato per gestire richieste di assistenza.
Prima di tutto, excel non è stato progettato per funzioni di ticketing e manca di funzionalità essenziali per la gestione efficace degli stessi.
Ecco i principali problemi che emergono:
Complessità e rischio di errori: la gestione manuale dei ticket aumenta la possibilità di errori, come duplicazioni o perdita di dati. Con l’aumento delle richieste, i fogli excel diventano ingombranti e difficili da navigare.
Mancanza di automazione: excel non consente di automatizzare le risposte o l'invio di notifiche. Ogni azione deve essere eseguita manualmente, rallentando i tempi di risposta e aumentando il carico di lavoro.
Accesso simultaneo limitato: i fogli di calcolo non supportano il lavoro collaborativo in tempo reale. Questo è un ostacolo per i team che devono lavorare insieme sugli stessi ticket.
Assenza di tracciabilità: tracciare la cronologia di un ticket — modifiche, aggiornamenti, commenti — è difficile e poco trasparente. Questo complica il monitoraggio del lavoro svolto.
Scarsa scalabilità: più ticket e più operatori significano più complessità. Excel non è progettato per scalare, gestire tutto da lì diventa sempre più inefficiente.
In sintesi, excel può andar bene per situazioni semplici, ma non è lo strumento adatto per gestire un sistema di assistenza clienti strutturato e in crescita.
I vantaggi di un software di Help Desk
Passare da excel a un software di Help Desk può fare una grande differenza.
Di seguito, vediamo i principali vantaggi che porta l'adozione di un software di Help Desk:
Automazione dei processi: unsoftware di Help Desk assegnano automaticamente i ticket, inviano risposte predefinite e notificano gli aggiornamenti. Il lavoro diventa più rapido e fluido.
Tracciabilità e reportistica: ogni ticket è monitorato nel tempo. Puoi visualizzare lo stato delle richieste, misurare le performance del team e analizzare i tempi di risposta con report dettagliati.
Collaborazione in tempo reale: questi strumenti sono progettati per il lavoro di squadra. Ogni membro può accedere, commentare e aggiornare i ticket in tempo reale, senza sovrascrivere nulla.
Scalabilità e personalizzazione: il sistema cresce con te. Puoi aggiungere utenti, gestire più volumi di ticket e configurare il software in base alle esigenze specifiche della tua azienda.
Più soddisfazione per i clienti: con risposte più rapide, aggiornamenti costanti e maggiore precisione, i clienti percepiscono un servizio professionale, efficiente e affidabile.
Restare ancorati a excel per gestire i ticket significa limitare le potenzialità del tuo team e del tuo servizio clienti.
Al contrario, dotarsi di un software di Help Desk significa evolvere: meno errori, più velocità, più soddisfazione da parte dei clienti.
Il cambiamento può sembrare impegnativo, ma i benefici si vedono presto — e si sentono a ogni richiesta che ricevi. Il supporto diventa più fluido, più trasparente, più efficiente.
E tu puoi finalmente concentrarti su ciò che conta davvero: risolvere i problemi dei tuoi clienti nel modo migliore possibile.
Nota bene! Precisiamo che gli excel non spariscono, in quanto anche un software di Help Desk offre la possibilità di esportare dati in file excel, come ad esempio per elenchi di ticket mensili da consegnare al cliente, per elenchi di anagrafiche di clienti e così via.
Cosa aspetti? Prova la demo o contattaci per adottare la nostra soluzione di Help Desk!